Skab rutiner – få en god rytme

on

Vi mennesker er vanemennesker på godt og ondt. Vanemennesker, som individer, som grupper og som organisationer. Vaner giver tryghed, de giver ro. Specielt de vaner, som vi gerne vil fremelske…. Vaner kan naturligvis også være et problem. Specielt de vaner, vi ikke er særligt stolte af, og som vores omgivelser heller ikke sætter pris på. Men hvorfor hvorfor ikke bruge det forhold – nogle vil måske kalde det en svaghed – at vi er vanemennesker, som en styrke?

Gør vi i højere grad vores opgaver, opgavehåndtering, planlægning m.m. til rutiner og dermed til vaner, bliver det efterhånden nemmere for os.

Vi indstiller os på det og indretter os derefter. Det samme gør vores omgivelser. Et eksempel kunne være, at du hver morgen vil have fred og ro til 1 times uforstyrret arbejde. Det er ikke sikkert, at dine kolleger umiddelbart sætter pris på det, men efterhånden vil de formentlig respektere det, vise hensyn og handle derefter.

Vaner har imidlertid også en indkøringstid. Da vi lærte at børste tænder, at tage et dagligt bad, at tage opvasken hver dag etc. var det ikke umiddelbart en vane, men det er det formentligt for de fleste i dag. Ikke dermed sagt at det nødvendigvis gøres hver dag. Men det gøres næsten hver dag. Og når det ikke gøres, føles det ikke rigtigt. Vi har efterhånden fundet ud af, at såfremt vi holder vanen, så går det bedst.

Ofte kan meget af det, der foregår på ad hoc plan med fordel gøres til rutiner. I stedet for at stemningen skal brænde så meget, at nu skal vi også se at få noget gjort ved det, så var det måske bedre at gøre det til en fast rutine, der vendes tilbage til f. eks. dag efter dag, uge efter uge, måned efter måned eller år efter år. Der kan således være forskellige rytmer for vaner som dagsvaner, ugevaner, månedsvaner og årsvaner.

Der er næsten ingen grænser for, hvilke opgaver man kan lade indgå i faste tilbagevendende rutiner. Det kan f. eks. være opgaver som fokusarbejde, kundebesøg, tilbudsudarbejdelse, salg- marketingplan, budgettering, efterkalkulation, møder, strategisk planlægning, rationaliseringer, vedligehold af udstyr, udvikling af produktiviteten, innovation, igangsætning af nye tiltag m.m.

At forny kan også være en vane. Fornyelsen behøver jo ikke nødvendigvis at være fundamental, men kan være en gradvis kontinuerlig fornyelse, der periodisk gives opmærksomhed.

Afslutningsvis er det dog også nødvendigt at sige, at vaner kan også være nærmest kvælende. Når man er nået dertil, er det måske ved at være tiden at erstatte de udtjente vaner med nye vaner.

Faste rutiner kan medvirke til at sikre at tingene bliver gjort. I og med at rutiner udføres med en fast rytme og udføres igen og igen kan de også optimeres over tiden, så rutinerne virkelig bliver trimmede. Rutiner kan også give ro i organisationen, idet folk efterhånden ved, at de er der, og at opgaver bliver udført efter et bestemt mønster hver gang.

 Af Frants Dige Pedersen, PIE