STOP DOING! – spar tid ved at skære ned på ikke produktive gøremål

on

Mange har en “to-do” liste fyldt med udestående opgaver, der venter på at blive gennemført. Og ofte vokser og vokser den over tiden.

Men hvem har en “stop doing” liste?

I den amerikanske ledelsesguru Jim Collins bog “Good to Great” fokuseres der på, hvad der kendetegner de virksomheder, der for alvor har haft succes…… Han kommer bl. a. ind på værdien af at have en “stop doing” liste. At man af og til stopper op for at tage stilling til, hvilke af de opgaver der fylder i ens hverdag, der med fordel kan droppes.

”Har du en “to do” liste? Har du også en “stop doing” liste? De fleste af os fører travle men udisciplinerede liv. Vi har “to do” lister, der konstant udvider sig, og vi forsøger at nå mere ved at lave, lave, lave og lave endnu mere. Men det virker sjældent. De der byggede good-to-great virksomheder, gjorde lige så meget brug af deres “stop doing” lister som “to do” lister. De viste en bemærkelsesværdig disciplin med at stoppe alle former for uvedkommende bras…”
Jim Collins, forfatter af Good to Great

Prøv selv at studere dit tidsforbrug.

Er der noget af dét, der fylder i din arbejdsdag, du med fordel kan droppe?

Ofte kan det være nyttigt at stoppe op f. eks. hvert halve år for nærmere at overveje, hvad der evt. kan droppes.

Det kunne f. eks. være…

STOP DOING – 9 forslag der gør en forskel

Stop med at gå i gang uden en plan for arbejdet.
Mange er tilbøjelige til bare at tænde for computere, hente kaffe, checke e-mail og så kører det… Og inden de får set sig om, er dagen gået med e-mail, telefonopkald, afbrydelser etc. De vigtigste opgaver får til gengæld ikke så meget opmærksomhed. Tag i stedet teten og sæt fokustid af til væsentlige opgaver. Check så e-mail etc. omkring disse blokke af fokustid.

Stop med at gøre alt selv.
Vurder mulighederne for uddelegering og ræk ud efter dem. Brug så vidt muligt tiden dér, hvor du gør mest gavn.

Stop med at acceptere alle mulige afbrydelser.
En af de hastigt voksende og meget slemme produktivitetsrøvere. Uforstyrret arbejde resulterer generelt i væsentlig højere produktivitet. Ikke dermed sagt at alt arbejde skal foregå uforstyrret. Men graden af afbrydelser har mange steder taget overhånd.

Stop med at deltage i ineffektive møder.
Tag det op. Drop evt. mødet. Foreslå en anden måde at holde møde på. Eller foreslå om ikke du kan være mødeleder næste gang. Møder kan være effektive. Det er også ofte møder, der sætter nye ting i gang. Hvor det besluttes, hvad der skal ske. For så efterfølgende at blive ført ud i livet.

Stop med at have alt for meget i gang samtidig.
Stop op. Er der noget, der kan parkeres, droppes, uddelegeres? Udarbejd evt. en liste med samtlige opgaver og foretag en prioritering. Brug så det meste af din tid og din mest produktive tid på de vigtigste opgaver. Det du herefter ikke når, er sikkert heller ikke så vigtigt alligevel. Ellers er det galt med prioriteringen.

Stop med ikke at have et mål for arbejdsindsatsen.
Mange medarbejdere har travlt – uden de egentlig ved, hvor de skal hen. Hvor er deres plads i virksomhedens samlede strategi? Hvad forventes de at bidrage med? Søg afklaring!

Stop med at bruge tid på uproduktive kunder.
Gå dit tidsforbrug på dine kunder igennem. Bruger du for meget tid på de kunder, hvor udsigten til salg og salgspotentiale er størst? Eller er det urealistiske emner, der får for meget opmærksomhed? Hvilke typer af kunder har du hidtil haft størst held med? Kan du finde flere der ligner dem?

Stop med at bruge tid på svært sælgelige produkter.
Ofte kan man komme af sted med at bruge for lang tid på salg af produkter og ydelser, der er svært sælgelige. Måske for produktet ikke er godt nok? Måske fordi prissætningen ikke er i orden? Måske fordi timingen ikke er rigtig? Måske fordi behovet ikke er til stede? Der kan være mange årsager. Men det kan godt betale sig at overveje, hvor mange kræfter der skal lægges i det, inden der skal stoppes op. For i stedet at bruge tiden på lettere sælgelige produkter.

Stop med at nøle – stop med overspringshandlinger.
Hvornår er du evt. tilbøjelig til at foretage overspringshandlinger? Sæt noget andet i stedet. Afsæt tid til den kritiske opgave på tidspunkter, hvor du har erfaring med, at det er nemmere at få det gjort. Vurder hvorfor du foretager overspringshandlinger? Har du for mange opgaver? Bør du få en anden til at påtage sig opgaven? Er opgaven svær at forstå?

 Af Frants Dige Pedersen, PIE