Alle kan uddelegere

Alle kan uddelegere
af Frants Dige Pedersen, PIE

Med uddelegering har de fleste en reserve, de kan aktivere og dermed få mere tid til sig selv. Uddelegering bliver imidlertid typisk forbundet med noget alene ledere kan gøre. Men de fleste har reelt mulighed for at uddelegere. Selv medarbejdere uden lederansvar har også mulighed for at uddelegere.

To tidligere amerikanske præsidenter Jimmy Carter og Ronald Reagan er ofte blevet omtalt i forbindelse med uddelegering. Jimmy Carter blev således kendt for ikke at uddelegere i særlig høj grad. F. eks. sad han personligt og styrede, hvem der skulle have adgang til tennisbanerne ved Det Hvide Hus. Omvendt blev Ronald Reagan ofte omtalt som værende doven. Men mange mener, at han ikke var doven, men at han netop var god til at fokusere på de store og vigtige opgaver og at uddelegere mindre væsentlige opgaver.

Hvorfor uddelegere?
Ved at uddelegere kan man i højere grad sikre, at de enkelte medarbejderes ressourcer anvendes bedst muligt. F. eks. vil det sjældent være fornuftigt, hvis en erfaren og dyrt betalt medarbejder bruger forholdsvis meget tid på simple opgaver, som mindre erfarne medarbejdere måske kunne klare lige så godt.

Typiske fordele ved at uddelegere:

q	Man kan vinde mere tid til kritiske opgaver.
q	Man kan i højere grad fokusere på de opgaver, hvor man gør størst nytte.
q	Ved at uddelegere kan man give udfordrende opgaver til andre medarbejdere Dermed kan deres potentiale i højere grad udfolde sig samtidig med, at de får en mere varieret hverdag.
q	Man kan i højere grad trække på hinandens styrker og undgå at bruge tid på opgaver, man ikke er specielt god til eller interesseret i.
q	Ofte vil man også kunne forvente større motivation og initiativ fra de medarbejdere, der uddelegeres til, fordi de tager opgaverne til sig som spændende udfordringer, og det giver dem en bedre platform for at udvikle sig Uddelegering er jo også et udtryk for, at man har tillid til, at de kan leve op til opgaven, hvilket også kan være med til at give en større arbejdsglæde.
q	Med uddelegering reducerer man også risikoen for, at man bliver en flaskehals og dermed forsinker andre i deres arbejde.

Hvem kan der uddelegeres til?
Uddelegering kan foretages til en række forskellige parter som f. eks.:

q	Medarbejdere/Kolleger Uanset om du er leder eller ej, vil du ofte kunne uddelegere til dine medarbejdere eller til dine kolleger. Træk f. eks. på en kollega, der er mere rutineret i en given opgave, end du selv er. Og lad vedkommende trække på dig, der hvor du er stærk.
q	Kunder Pengeinstitutter har efterhånden fået lært deres kunder at betjene sig selv via netbank. Flere luftfartselskaber, rejsebureauer, hoteller m. fl. modtager i stigende grad ordrer via Internettet. Lego har fået hjælp fra kunderne til udvikling/forbedring af Mindstorm.
q	Leverandører/udlicitering Lad leverandører udføre ikke-kerne aktiviteter, som f. eks. rengøring, kantinedrift m.m., eller foretag outsourcing til udlandet af produktion m.m.
q	Studerende Ofte kan der indgåes aftaler med studerende om analysearbejde, undersøgelse af nye markeder m.m. Kan arbejdet indgå som en del af en studieopgave, kan begge parter vinde herved.
q	Børn Børn kan anvendes til pakning af kuverter, fotokopiering, oprydning, vedligehold m.m.
q	Ens underbevidsthed Det lyder måske kryptisk, men forskning viser faktisk, at ved at påbegynde opgaver i god tid, kan man ofte hente hjælp fra ens underbevidsthed. De fleste kan sikkert nikke genkendende til situationen, idet hjælpen typisk kommer til en, når man er ude og løbe, er i bad o.s.v. Men, det forudsætter, at man begynder på opgaven i god tid.

Hvordan uddelegere?
For at sikre at man også får det ønskede udbytte af sin uddelegering, kan det også betale sig at følge følgende retningslinier for uddelegering:

q	Vær omhyggelig med at give medarbejderne klar besked om målet med opgaven og forklar hvordan opgaven passer ind i en større sammenhæng. Undlad dog i detaljer at forklare hvordan opgaven skal udføres, men lad medarbejderen selv finde en løsning herpå.
q	Begynd i det små, og byg efterhånden mere og mere på. Ellers risikerer du, at medarbejderne giver op på forhånd, og opgaven dermed ikke bliver udført. Og så er der risiko for, at medarbejderne mister motivationen.
q	Det er naturligt, at det kræver mere tid i begyndelsen for så efterfølgende at aftage. Således er det i begyndelsen afgørende med passende støtte, så de kommer ordentligt i gang.
q	Opfølgning er afgørende - periodisk eller ved krydsning af milepæle. Sæt evt. delmål for fremskridning af opgaven.
q	Erkend at fejl er en del af det at uddelegere, men uden plads til fejl, sker der heller ingen udvikling. Princippet "Try - Fail - Learn" kan også være nyttigt i denne sammenhæng. Det er jo netop de fejl, man begår, man typisk lærer mest af.
q	Det er også vigtigt, at uddelegeringen er reel. Sørg derfor for passende kompetence så medarbejderne kan træffe beslutninger på stedet, og at de har adgang til nødvendige ressourcer for at kunne udføre opgaven. Med uddelegering følger også ansvar, og derfor er det væsentligt, at uddelegeringen er reel. Alternativet er, at medarbejderne hele tiden skal komme og spørge om stort og småt, og så risikeres det, at uddelegeringsgevinsten udebliver.
q	Uddeleger efterhånden ejerskabet til opgaven, så den helt bliver fjernet fra dine skuldre. Dermed kan du også i højere grad sikre nytænkning vedr. opgavens udførelse.
q	I uddelegeringen betaler det sig også, at bygge på medarbejdernes styrker og interesser. Dermed opnåes den højeste grad af motivation.
q	Uddeleger til den rigtige person - ikke altid til den smarteste, eller den person, der står nærmest.
q	Giv også løbende feedback om udviklingen af opgaven, hvad er du tilfreds med og hvad mener du, der kan gøres bedre. Forsøm heller ikke lejligheden til at rose medarbejderne undervejs.

Hvad kan uddelegeres?
Det betaler sig også at tænke nærmere over, hvad der med fordel lader sig uddelegere:

q	Uddeleger de opgaver, der falder uden for dine kernekompetencer samt de mere rutineprægede opgaver.
q	Pas på med ikke kun at uddelegere kedelige opgaver. Spændende opgaver bør også uddelegeres. F. eks. ved efterhånden at gøre dem ansvarlig for det pågældende område. Dermed vil der også i højere grad være en vis udfordring i opgaven for den enkelte.
q	Undlad at uddelegere de opgaver, du burde vælge helt at droppe i stedet for.

Faldgruber ved uddelegering
Gevinsten ved uddelegering kan være stor. Men uddelegeringen skal også styres. Nogle typiske faldgruber i forbindelse med uddelegering:

q	Frygt for at medarbejdere er meget bedre til en opgave, kan afholde ledere fra at uddelegere, hvilket er trist, idet en produktivitetsgevinst, dermed udebliver. I sidste ende er medarbejdernes performance jo også med til at løfte lederen.
q	Med uddelegering løber man også en risiko for, at medarbejderen ikke lever op til ens forventninger. Det gælder derfor om at vurdere, om der er udsigt til, at det kan forbedres, eller om der skal findes en anden medarbejder i stedet. Her gælder det om fare forsigtigt frem, så den første medarbejder ikke mister modet.
q	Deleger opgaver men pas på ikke at afgive kontrol med opgaverne før du føler dig sikker. Det gælder derfor om at styre uddelegeringen til en vis grad.
q	Deleger opgaven og målet men ikke måden det skal gøres på.

Hvad bør man undlade at uddelegere?
Nogle arbejdsopgaver er så kritiske, væsentlige, følsomme m.m., at de bestemt ikke bør uddelegeres. Ellers vil uddelegeringen få præg af at være useriøs og upassende. Som eksempler på typer af opgaver, man selv bør udføre:

q	Ansættelse af nøglemedarbejdere
q	Opsigelse af medarbejdere
q	Ansvaret for træning af medarbejdere
q	Motivering af medarbejderne
q	Evaluering af medarbejdere
q	Opfølgning på kritiske opgavers udvikling
q	Planlægning af strategi, udviklingsretning m.m.

Som det er fremgået ovenfor, er der mange muligheder for uddelegering. Og uddelegering kan både sikre, at opgaver udføres hurtigere, billigere og mere effektivt med mere optimal udnyttelse af de givne ressourcer. Samtidig kan det også bidrage afgørende til udvikling af medarbejderne samt til at skabe en større arbejdsglæde. Og endelig kan det medvirke til at sikre, at du får tid til de opgaver, du måske i dag skubber foran dig.

--------------

Vedrørende produktivitet:

Kursus: Den produktive leder

Kursus: Den produktive sælger

Kursus: Personlig effektivitet